auswahl - hard-/ und softwarelieferanten auswählen, welche die im pflichtenheft beschriebenen  bedürfnissen und forderungen  am besten erfüllen. ergebnis: bewertungsbericht

Quelle: 9.beckerS.260

J.Schreiber – Beschaffung von Informatikmitteln

Evaluationsprojekte werden vom Management oft unterschätzt. Daher: Das Management muss darauf hingewiesen werden, dass Evaluationsprojekte „vollwertig“ sind (Komplexität, Wichtigkeit)!

Gründe für eine Evaluation

• Buy before make
• Nachweis soll erbracht werden, dass SASWgekauft werden kann
• Nachweis soll erbracht werden, dass die Software in Eigenentwicklunghergestellt werden kann/soll.
• Meist gibt es mehrere Anbieter
• Wir wollen diejenige Lösung die am besten unseren Anforderungen entspricht
• Wir sollen genaue Kenntnisse der Kosten
• Anschaffungskosten
• Betriebskosten
• Wir wollen genaue Kenntnisse der Funktionalität
• Anforderungsabdeckung
• Zusatzentwicklungen

 

à Eine sauber durchgeführte Evaluation hilft, unsere Anforderungen möglichst gut abzudecken.

 

 

Der generelle Phasenablauf eines Evaluationsprojektes

 

 

Erläuterung zum Vorgehen:

 

Pflichtenheft & Bewertungsdokumente werden gleichzeitig erstellt (Offerten - Neutralität)

 

 

 

Evaluationsinhalt

 

• Vorbereitung derEvaluation
  1. Ziele ermitteln
     • MUSS-Ziele (KO-Kriterien)
     • Kann-Ziele (gewichtet)
     • Ziele operationalisieren
  2. Funktionen ermitteln
     • Organisatorische Funktionen (Abläufe)
     • Technische Funktionen (Formeln, Entscheidungstabellen)
  3. Projektorganisation bestimmen
     • Institutionell (Entscheidungsgremien, Team)
     • Funktionell (zeitliche Planung, Meilensteine)
  4. Kostenfaktoren
     • Kostenrahmen, Budget, Kredit
  5. Pflichtenhefterstellen
     • Vorbereitung für den Versand
  6. Potentielle Lieferanten ermitteln
     • In Zeitschriften, Ausstellungskatalog, Internet

• Pflichtenheft[1] (Inhalt)
  1. Ausgangslage
  2. IST-Zustand
  3. Ziele
  4. Anforderungen
  5. Mengengerüst
  6. Aufbau und Inhalt der Offerte
  7. Administratives
  8. Fragenkatalog
• Bewertungsdokumente
  1. Kriterienkatalog
  2. Bewertungslisten
  3. Bewertungsmassstab
  4. KO-Kriterienliste
• Offerteinholung
  1. Liste mit potentiellen Lieferanten aus Marktangebot erstellen
  2. Auswahl der Offertersteller
  3. Versand des Pflichtenheftes
• Bewertung der Angebote
  1. Vorevaluation
  2. Detailevaluation
  3. Evaluationsbericht
  4. Antrag/Empfehlung
• Entscheidung
  1. Kritische Hinterfragung der Ergebnisse (Sensibilitätsanalyse)
  2. Allfällige Berücksichtigung bereits gemachter Erfahrungen
  3. Entscheid fällen
  4. Information an Team
• Vertragsabschluss
  1. Voraussetzungen schaffen bzw. überprüfen
  2. Vertragsarten spezifizieren
  3. Vertragsverhandlungen führen
  4. Festlegen der Vertragsbestandteile
  5. Benachrichtigung der Mitbewerber

 

 

 

Pflichtenheft

Das Pflichtenheft ist das Herz einer Evaluation.

Beim Detaillierungsgrad des Pflichtenheftes bzw. der Offertvorgabe gilt es das Gleichgewicht zu finden zwischen Aufwand Pflichtenhefterstellung und Aufwand Offertvergleich.

 

Die Bedeutung des Pflichtenheftes

Ein Pflichtenheft ist sowohl für den Ersteller als auch für die Offertsteller bzw. die Lieferanten von grundlegender Bedeutung; denn es

• zeigt den IST-Zustand mit seinen Problemen und Schwachstellen,
• nennt die Ziele, die mit der neuen Lösung erreicht werden sollen,
• steckt die zu lösenden Aufgaben möglichst genau ab,
• definiert klar die heutigen und zukünftigen Anforderungen und hilft, unvollständige Planung, lückenhafte Lösungen und unrealistische Termine zu vermeiden und damit Geld und Zeit zu sparen.

 

Es ist Basis für

• den Aufbau der Offerten,
• einen objektiven Offertvergleich,
• Vertragsverhandlungen und den Vertrag und
• Die Zusammenarbeit zwischen dem Ersteller des Pflichtenheftes und den Offertstellern, bzw. Lieferanten

 

Aufbau der Offerte

Im Interesse einer vergleichbaren und schnellen Evaluation hat sich der Anbieter zwingend an den unten beschriebenen Aufbau einer Offerte zu halten. Die Offerte muss sich auf die verlangten Bedingungen beziehen und beschränken. Neben der Ausarbeitung der Offerte sind die Punkte aus dem Fragenkatalog (siehe Abschnitt x) zu beantworten.

Dies hat zum Zweck, die vorwiegend quantitativen Aspekte der Offerte in einer zusammenfassenden und vergleichbaren Form darzustellen.

Es wird ein Generalunternehmer-Vertrag für die Erstellung einer Gesamtlösung aus Hardware, Standard- und Individualsoftware angestrebt. Für alle Komponenten der Lösung – ausser der Individualsoftware – sollen Fixpreise offeriert werden.

Bei der Individual-Software werden Fixpreise für die Detailkonzeption und Richtpreise für die Realisierung (Programmierung und Implementation) mit einer Bandbreite von max. 30% für die Evaluation benötigt.

 

Inhalt einer Offerte

1. Vorstellen des Offertstellers

• Organisation in der Schweiz
• Rechtsform
• Produkte und Dienstleistungen
• Das Unternehmen in Zahlen

2. Überblick über den Lösungsvorschlag

• Kurze Vorstellung der Gesamtlösung mit Berücksichtigung der Aspekte Soft-, Hardware und Kommunikation.

3. Software
4. Hardware, System-Software und Kommunikation
5. Datenschutz und Datensicherheit
6. Einführungsunterstützung
7. Personal
8. Ausbildung
9. Preise
10. Referenzen
11. Verträge
12. Diverses

 

 

 

Ablauf einer Mittelbeschaffung

 

Vorbereitung, Evaluation

            Zielsetzung und Auftrag

            Planung (Termine, Meilensteine, Personaleinsatz)

Pflichtenheft

            Ausgangslage

            IST-Zustand

                        Aufbau-/Ablauforganisation

                        Geschäftsprozesse

                        Hardware, Software

                        Übrige Hilfsmittel

            Ziele

            Anforderungen

                        Hardware, Software

                        Lieferant

                        Verträge

            Mengengerüst, Verarbeitungshäufigkeiten

            Vorgaben zu Aufbau und Inhalt der Offerte

            Administratives zur Beschaffung (Budget, Kontaktpersonen, Termine)

            Fragenkatalog

Bewertungsgrundlagen

            Kriterienkatalog

            Bewertungsliste

Bewertungsmassstab

Muss-Anforderungen

Evaluation

            Kosten-/Nutzen-Rechnung (Nutzwertanalyse)

            Evaluationsbericht (Beurteilung)

            Antrag, weiteres Vorgehen

Vertragsabschluss (Kauf, Miete, Leasing, Wartung, Lizenzen)

 

 

Outsourcing-Partnerschaften

(Make or Buy Überlegungen)

 

Schnittstelle zum Outsourcing einfach halten.

 

Heutige Outsourcing-Bereiche

• IT
• Rechnungswesen
• Gebäudeversicherung
• Verpflegung (Mensa, Kantine, usw.)

 

Abgrenzung: gehört der Bereich zur Kernkompetenz der Unternehmung oder nicht?

 

Negative Aspekte:

• zunehmender Koordinationsaufwand
• Abhängigkeit

 

Chancen und Risiken beim Outsourcing

Chancen	Risiken
Ø  Konzentration auf Kernkompetenz Ø  Nischenpolitik Ø  Mehr Marktanteil Ø  Kooperation mit Imageträger Ø  Usw.	Ø  falscher Outsourcing-Partner Ø  falscher Bereich outsourced Ø  zu grosse finanzielle Belastung Ø  zu lange Kommunikationswege Ø  usw.

 

 

3 Arten von Outsourcing

• Ausgründung einer Tochtergesellschaft (z.B. Informatik)
• Ausgliederung einer (Teil-)funktion und Bezug von aussen (z.B. Wartung, Instandhaltung, Kantine)
• Verkürzung der Fertigungstiefe (vertikale Integration, traditionelles Make or Buy-Problem)

 

Vorteile des Outsourcing

• Know-how
• rasante technologische Innovation im IT Bereich
• Interne EDV-Abteilungen können nicht mithalten
• Konzentration auf das Kerngeschäft
• Professionelles Führen der outgesourcten Bereiche
• Finanzen
• Wunsch nach Senkung der Kosten für IT
• Transparente Darstellung der IT Kosten
• Outsourcing ist ein Mittel zum Optimieren der Kosten, Reduktion hoher Eigenentwicklungskosten
• Zum Abbau der Komplexität
• Moderne Rechenzentren verringern für die Unternehmung die Durchlauf-, Rüst- und Richtzeit
• Personal
• Internes IT-Personal wird von Routinearbeiten entlastet und Konzentration auf strategische Aufgaben
• Abhängigkeit von hochqualifizierten IT-MA kann vermieden werden
• Es müssen weniger IT-Spezialisten auf dem ohnehin ausgetrockneten Stellenmarkt akquiriert werden
• Beschäftigungsrisiko beim Outsourcing-Partner
• Risiko
• Mit Outsourcing werden Risiken, die aus der zunehmenden Komplexität der IT-Lösungen entstehen auf den Outsourcing Partner ausgelagert
• Dank Spezialisierung des Outsourcing-Partners kann sich dieser besser auf neue Technologien und deren Umsetzung konzentrieren

 

Gefahren beim Outsourcing

• Expectations
• Koordinations- und Kommunikationsaufwand
• Transition
• IT-Know-how Weggabe?

 

 

[1] Böhm Seite 519ff.